Hai quy tắc cốt lõi của bảng công việc Kanban là gì?

Kanban là một phương pháp quản lý dự án trực quan, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng năng suất. Vậy bảng Kanban hoạt động như thế nào? Bài viết này sẽ tập trung giải đáp câu hỏi “Hai Quy Tắc Cốt Lõi Của Bảng Công Việc Kanban Là Gì?” và cung cấp thêm thông tin hữu ích về phương pháp này.

Hai quy tắc cốt lõi của bảng Kanban

Bảng Kanban, hay Kanban board, là công cụ trực quan hóa công việc, giúp theo dõi tiến độ và quản lý dự án hiệu quả. Hai quy tắc cốt lõi của bảng Kanban bao gồm:

• Công việc theo trạng thái: Bảng Kanban được chia thành các cột, mỗi cột đại diện cho một trạng thái cụ thể của công việc (ví dụ: “Việc cần làm”, “Đang thực hiện”, “Hoàn thành”). Mỗi khi công việc chuyển sang một giai đoạn mới, thẻ nhiệm vụ tương ứng sẽ được di chuyển sang cột phù hợp. Việc này giúp dễ dàng nắm bắt tình trạng của từng công việc và tổng quan tiến độ dự án.

• Thẻ nhiệm vụ: Mỗi công việc trên bảng Kanban được biểu diễn bằng một thẻ nhiệm vụ. Thẻ này chứa thông tin chi tiết về công việc, bao gồm tên nhiệm vụ, người phụ trách, deadline, mô tả, và bất kỳ thông tin liên quan nào khác. Thẻ nhiệm vụ giúp trực quan hóa từng công việc và theo dõi tiến độ một cách chi tiết.

Kanban là gì

Nguyên lý hoạt động của Kanban

Để xây dựng và sử dụng bảng Kanban hiệu quả, cần tuân thủ bốn nguyên lý sau:

• Trực quan hóa công việc: Sử dụng bảng Kanban và thẻ nhiệm vụ để hiển thị rõ ràng tình trạng của từng công việc và toàn bộ dự án.

• Giới hạn công việc đang thực hiện (WIP): Đặt giới hạn số lượng công việc có thể được thực hiện đồng thời ở mỗi trạng thái. Điều này giúp tập trung nguồn lực, tránh dàn trải, và đảm bảo chất lượng công việc.

• Tập trung vào luồng công việc: Tối ưu hóa luồng công việc bằng cách xác định và loại bỏ các điểm nghẽn, giúp công việc di chuyển trơn tru qua các giai đoạn.

• Liên tục cải tiến: Thường xuyên đánh giá và cải tiến quy trình làm việc dựa trên dữ liệu thực tế và phản hồi từ nhóm.

kanban

Lợi ích của việc sử dụng Kanban

Kanban mang lại nhiều lợi ích cho các dự án, bao gồm:

• Quản lý quy trình làm việc tốt hơn: Kanban giúp trực quan hóa quy trình làm việc, giúp mọi người dễ dàng hiểu và theo dõi tiến độ.

• Lập kế hoạch linh hoạt: Kanban cho phép dễ dàng điều chỉnh kế hoạch và ưu tiên công việc khi có thay đổi.

• Rút ngắn thời gian hoàn thành công việc: Bằng cách tập trung vào luồng công việc và giới hạn WIP, Kanban giúp tăng năng suất và rút ngắn thời gian hoàn thành công việc.

• Phân bổ nguồn lực hiệu quả: Kanban giúp nhận biết sự phân bổ công việc không đồng đều và điều chỉnh lại nguồn lực cho phù hợp.

phương pháp kanban

• Giảm lãng phí: Kanban giúp xác định và loại bỏ các công việc không cần thiết hoặc không hiệu quả, giảm thiểu lãng phí thời gian và nguồn lực.

• Số liệu trực quan: Dễ dàng theo dõi và phân tích số liệu về hiệu suất làm việc thông qua bảng Kanban.

• Tích hợp và chuyển giao liên tục: Kanban hỗ trợ tích hợp và chuyển giao liên tục, giúp cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ.

bảng kanban

kanban system